Comment classer des documents papier ?

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La conservation des documents n’est pas une tâche que beaucoup apprécient. Néanmoins, elle est nécessaire dans toute entreprise, qu’elle soit une PME ou une grande firme.

Le classement de documents papier peut être difficile à réaliser, notamment s’il faut faire face à des feuilles qui se sont entassées durant une année d’exercice. Si vous êtes dans ce genre de situation, les astuces qui suivent peuvent vous apporter de l’aide pour avoir un système de classement fiable.

Faire un regroupement des documents papier

Les papiers qui s’étalent un peu partout sur votre bureau rendent votre travail de plus en plus difficile. Peut-être qu’il est temps que vous y consacriez un peu de votre énergie.

paperassesPour commencer la classification de vos documents papier, vous pouvez aborder leur regroupement. Pour ce faire, vous prenez tous ceux qui peuvent être mis ensemble et les relier. Vous pouvez choisir entre une relieuse automatique ou semi-automatique pour les regrouper de manière ordonnée. Cela vous permettra d’avoir un seul document constitué de plusieurs feuilles de même nature (factures d’achat, factures de téléphone, factures de travaux, bons de commande, bordereaux, relevés de compte, etc.).

Une fois que vous avez des documents compilés, il vous est plus facile de faire un classement plus logique et intelligent. Ainsi, vous établissez une traçabilité si vous devez les rechercher dans le cadre de votre travail.

Attribuer une place pour chaque document regroupé

Lors d’un classement des documents, il faut toujours avoir à l’esprit une méthode de classement. Toutes les feuilles regroupées en un seul document doivent avoir une place qui leur est dédiée. Toutes les factures doivent être placées dans un même emplacement qui leur est attribué. Il en va de même pour les autres papiers, qu’il s’agisse de devis, de documents administratifs, de plans, de copies de déclarations, etc.

Vous pouvez concevoir un classement par ordre d’importance. Par exemple, vous dédiez une place pour les documents importants qui peuvent être fréquemment utilisés, une autre pour ceux qui peuvent servir de référence et une dernière pour les documents d’archives.

Référencer les documents

Il est important d’intituler les documents selon leur type afin que vous les retrouviez plus facilement lorsque vous les rechercherez. Vous pouvez utiliser les trois premières lettres du nom. Par exemple, vous pouvez mettre « fact » pour les factures, « adm » pour les documents administratifs, « ban » pour les relevés bancaires et ainsi de suite.

Il est aussi pratique d’organiser les documents en leur donnant une nomenclature suivie de plusieurs chiffres ayant une suite logique. Généralement, cela consiste à prendre le jour, le mois et l’année du document. Par exemple, pour des factures d’une même année, vous pouvez faire comme suit : « fact2020 ». Si vous désirez être plus précis, vous pouvez mettre « fact042020 » (pour les factures d’avril 2020). Pour être encore plus précis, vous pouvez faire « fact27042020 » (pour les factures du 27 avril 2020).

Prendre du temps pour la classification

La classification de vos documents peut nécessiter un temps précieux que vous pourriez ne pas avoir. Cependant, si ce cas vous arrive, il se peut qu’il s’agisse d’un classement de plusieurs documents qui se sont accumulés sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois.

Ainsi, vous pouvez limiter votre charge de travail de classement en faisant une classification toutes les semaines ou tous les jours. Une dizaine ou une vingtaine de minutes de classements quotidiens vous évite une accumulation qui peut vous coûter plus d’une journée de travail.