Comment se préparer à assister à un salon professionnel ?

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Vous êtes en charge de la préparation d’un salon stratégique pour lequel est inscrite votre entreprise, vous allez même devoir représenter toute votre entreprise durant toute la durée de cet événement professionnel crucial pour le développement de votre activité ?

Vous êtes un peu perdu à l’idée de devoir gérer tout cela en parfaite autonomie ? Pas de panique : les quelques lignes qui suivent vont vous donner toutes les informations nécessaires à connaître et maîtriser pour vous préparer, vous et l’ensemble de vos collaborateurs, afin d’assister à ce salon professionnel.

Quelques mois avant : l’inscription au salon et la définition des besoins

Voilà, votre entreprise vient de s’engager pour un salon professionnel qui doit se tenir dans quelques mois. La première chose à établir est véritablement l’objectif principal de ce salon : augmenter les ventes ? Améliorer la visibilité de votre entreprise, développer sa notoriété ? Nouer de nouvelles relations avec d’autres acteurs majeurs du secteur ? Vous devez absolument, avec l’ensemble de vos collaborateurs, apporter une réponse à cette question. Toute l’organisation et le suivi de votre salon professionnel en dépendent.

Ensuite, une fois l’objectif principal défini et le mot d’ordre donné, vient la question de l’organisation et de la logistique.

Plusieurs points sont à voir et à déterminer pour que le salon soit le plus efficace possible pour votre entreprise et que les objectifs escomptés puissent être pleinement remplis.
Ainsi, vous allez devoir déterminer par exemple ce dont vous avez besoin pour représenter votre entreprise, à commencer par le stand.

L’habillage du stand, les écrans numériques pour diffuser les présentations de la société, le mobilier du stand… en résumé, le stand est la première chose à laquelle il faut réfléchir. Pour connaître en détail votre emplacement et les installations prévues sur place (prises de courant, superficie du stand, orientation…).

Ensuite, selon la cible, les objectifs, pensez à votre communication. Quels sont les messages commerciaux à véhiculer, quels supports seront les plus adéquats, quelle quantité faut-il prévoir sont des questions à appréhender.

Il faut également se questionner sur le fait de créer des supports spéciaux ou non pour le salon auquel vous participez. Vous pouvez décider, par exemple, de retravailler votre plaquette commerciale afin de l’adapter à l’événement ou alors de la repenser pour qu’elle soit le plus efficace possible.

Ensuite, vous pouvez décider de prévoir des goodies : ces derniers, s’ils présentent une certaine originalité, retiendront l’attention de vos cibles et prospects.

Enfin, parmi les supports de communication, il va falloir avant l’évènement vous assurer que tous vos collaborateurs participant au salon soient dotés de cartes de visite en assez grand nombre afin de pouvoir les échanger le jour J.

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Un mois avant le salon, quelques derniers réglages

Vous avez désormais défini tous les objectifs et l’aspect logistique du salon professionnel à venir, il vous reste désormais un mois avant la tenue de ce dernier. Il est grand temps de peaufiner les derniers détails afin de ne rien oublier et de mettre toutes les chances du côté de votre entreprise.

Pour ce faire, n’hésitez pas à demander tous les renseignements possibles à l’organisateur du salon qui sera à même de vous conseiller utilement. C’est aussi le moment de faire le point sur votre check-list et de vérifier que tous les éléments soient prêts dans les délais impartis.

La veille du salon: l’installation finale

Le grand jour approche, votre entreprise est normalement prête pour ce salon. Il est alors important de se rendre sur les lieux de l’événement pour vérifier, avant le jour de démarrage, l’installation de votre stand et des supports de communication. Si vous comptez diffuser votre communication sur des écrans, c’est aussi le moment de les tester.

Maintenant, il est l’heure d’appliquer toutes les prévisions faites en amont et de tout mettre en œuvre pour atteindre votre ou vos objectifs.