En matière de gestion de documents, il est capital de faire communiquer des systèmes entre eux. Cette interopérabilité s’impose donc quand on met en place un plan de GED. C’est même une fonction indispensable de laquelle découlent plusieurs avantages.

Mise en place d’une bonne organisation pour interopérabilité parfaite de la GED

Un plan de GED doit être mis en place par une équipe projet. Celle-ci lancera le processus de gestion électronique des documents en tenant compte de tous les éléments qui entrent en jeu, notamment l’interopérabilité de la GED, une fonctionnalité indispensable. L’équipe projet doit être constituée des acteurs impliqués au processus, dont l’entreprise qui met en place la GED (le chef d’orchestre) et les entités qui sont garants des solutions de gestion électronique utilisées, c’est-à-dire l’éditeur du logiciel et les éditeurs des applications métiers connectés au système de GED.

Au sein de l’entreprise, il est nécessaire de mobiliser des personnes qui ont une parfaite connaissance des problématiques métier et ce qu’il faut pour diriger les systèmes d’information afin de valider la faisabilité technique du projet. On a recours aux équipes métiers, les véritables bénéficiaires de la solution à mettre en œuvre, afin que celles-ci définissent clairement leurs besoins. Il est possible aussi que le service juridique intervienne dans le processus dès que des données personnelles sont utilisées.

Prendre le temps de tester l’interopérabilité de votre GED

Il est important de tester le plan de GED mis en place et l’interopérabilité de celui-ci avant son déploiement final. C’est une phase extrêmement importante. Le test permet de vérifier les connexions entre les applications qui sont en évolution permanente. Le but est d’avoir l’assurance de leur bon fonctionnement. En outre, il est nécessaire que l’entreprise qui lance le projet contacte les éditeurs pour récupérer la documentation qui concerne chacun des connecteurs. Aussi, elle est tenue de demander à toutes les parties prenantes un engagement sur des comptes rendus précis et sur les dates des livrables. Cela garantit la traçabilité sur les actions de mise en œuvre et évite la répétition des phases de test. Aussi, il est bon de veiller à ce que les éditeurs impliqués dans le projet GED communiquent entre eux pour une convergence des actions.

Avantages de l’interopérabilité de la GED : cas d’une intégration GED/technologies IA

Le plan de GED mis en place peut être interopérable avec les technologies de l’intelligence artificielle. Il est même recommandé de travailler dans ce sens, car les avantages qui en découlent sont nombreux.

Optimisation de la capture et extraction des données

On note que les technologies classiques de lecture et de reconnaissance automatique des documents, notamment LAD et RAD, ont des limites quand il est question de capturer et d’extraire automatiquement les données. En plus, elles deviennent coûteuses en matière de maintenance puisqu’elles ont besoin de s’appuyer sur des modèles définis au préalable. Ce constat est plus fait lorsqu’il s’agit d’exploiter des documents structurés complexes ou non structurés. Avec l’intelligence artificielle, la capture et l’extraction des données sont optimisées grâce aux systèmes de Machine Learning, d’analyse sémantique et de recherche full text qui s’appuient sur des méthodes d’échantillonnage auto-apprenantes.

Industrialisation de l’intégration de l’interopérabilité avec le système d’information

Le contrôle, la vérification et l’extraction des données sont des actions censées nourrir le système d’information. Il est bon de pouvoir industrialiser l’intégration de données recueillies au sein des applications métiers et d’automatiser la réalisation des tâches répétitives, comme la saisie. Pour y arriver, il est plus simple de recourir aux technologies de RPA. Celles-ci sont capables d’automatiser ces différentes tâches, ce qui permet de libérer les ressources humaines qui pourront se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Les technologies de RPA favorisent une plus grande interopérabilité entre les solutions GED et les applications métier, de quoi enrichir le système d’informations.

Analyse de la voix du client

Par ailleurs, certaines applications de l’intelligence artificielle permettent d’analyser la voix du client pour en faire une source d’information riche. C’est un aspect très important à considérer si on veut s’inscrire dans une logique de transformation et d’amélioration de l’expérience client. En œuvrant pour l’interopérabilité de la GED avec d’autres applications, il serait bon de penser à celles qui analysent la voix du client et permettent de les interpréter afin de mieux répondre à ses besoins.

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