Stand up meeting: réunions plus efficaces en restant debout

Réunion debout

Bien qu’indispensable, les réunions sont parfois des moments difficiles pour les employés. Beaucoup voteront pour moins de réunions parce qu’ils ne se sentent pas toujours concernés. La solution pourrait se trouver dans l’approche Stand up. Ce système de réunion était initialement une exclusivité des équipes de développement agiles. Il devient de plus en plus populaire au sein des équipes qui recherchent un moyen efficace de se partager les informations d’avancement de projet sans perdre des heures à discuter en réunion.

Les consignes ci-après pourront aider les équipes à mieux comprendre les réunions debout

Des réunions moins fréquentes, mais plus efficaces

Certaines équipes prennent systématiquement entre 5 et 15 minutes chaque jour pour faire un point rapide sur les avancés des projets en cours. Mais cela ne constitue pas une règle, au manager de juger si une réunion est nécessaire ou si les informations peuvent être envoyés dans le tchat d’entreprise ou par messagerie électronique. Même si une réunion debout ne dure pas longtemps, elle ne doit pas se faire que quand c’est nécessaire. Il faut toujours garder en tête que d’une réunion efficace, aussi courte soit-elle, doit ressortir des informations pertinentes pour avancer et passer outre des points bloquants.

Durant ces réunions, il est important de déterminer en amont les objectifs du rassemblement. Les participants doivent savoir s’il s’agit de maintenir la communication sur un projet, de faire le point sur les différentes ressources ou encore d’une discussion sur le passage à un autre niveau. S’ils ne savent pas de quoi il sera question pendant la réunion, ils ne viendront pas avec les bonnes informations. Un bon manager connait bien la perte de temps qu’implique une réunion mal préparée.

Bref : le mot d’ordre pour les réunions debout

Un stand up meeting est par essence bref. Dans son nom et son déroulement, tout indique que les échanges seront rapides. En moins de 15 minutes, il faut que chacun des participants ait présenté l’essentiel du projet qui le concerne. Si des informations complémentaires sont demandées, les présenter après la réunion avec les personnes concernées au lieu de lancer un débat qui rallongerait la durée du point, et engagerait le temps d’autres personnes pas forcément concernées.

Un stand up doit rester dans un cadre informel. Cela dit, le manager doit y mettre un minimum d’organisation et les membres sont tenus de se concentrer sur les points à évoquer. D’une manière générale, les réunions debout respectent le schéma : avancement projet – tâches en cours – énoncé de points bloquant. Mais encore une fois, il ne s’agit pas d’une règle, le déroulement de ce type de réunion peut être adapté aux besoins des participants.

A noter que les équipes distantes peuvent également participer à des Stand Up au moyen d’un système de visioconférence performant qu’on retrouve chez des fournisseurs comme NextHope Madagascar, entreprise dirigée par Ranarison Tsilavo. Avec la technologie adéquate, tout le monde peut avoir l’impression de se retrouver dans la même pièce. Un stand up est un moyen très efficace pour garder les équipes connectés et engagés. Chaque employé à son niveau reste informé des avancés effectives.