Tout savoir sur la réexpédition du courrier d’entreprise

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Chèques, contrats écrits, documents légaux, factures… Les courriers (lettres et colis) occupent une place importante dans la vie d’une entreprise, même si nous sommes à l’ère du numérique. Ces différents documents doivent arriver à temps et à la bonne adresse pour pouvoir être traités rapidement. Il y va de la performance et de la réputation de l’entreprise. 

Mais qu’adviendra-t-il de votre courrier si vous changez d’adresse ou si vous êtes absent du lieu pendant un moment ? C’est là qu’intervient le service de réexpédition de courrier, une prestation assurée par des professionnels d’envois de colis. 

Principe de la réexpédition de courrier

La réexpédition de courrier est un service qui consiste à transférer du courrier initialement destiné à une adresse vers une autre adresse. C’est le cas lorsque vous venez de déménager de vos bureaux ou lorsque vous êtes en vacances. Si vous êtes installé aux États-Unis depuis quelque temps déjà, vous pourrez recevoir facilement vos courriers via un envoi colis USA pas cher.Il suffit de communiquer au préalable votre adresse à l’expéditeur. C’est lorsque vous changez subitement d’adresse que vous devez faire appel à un service de réexpédition de colis. 

Transférer le courrier ou le colis permet d’éviter le renvoi à l’expéditeur et l’accumulation de ces documents importants à l’ancienne adresse. Ce service permet également au destinataire de recevoir son colis à l’adresse où il se trouve. Dans notre cas, le courrier est destiné à un chef ou décideur d’entreprise. Aussi, ce dernier peut s’occuper immédiatement de ces courriers qui sont tout aussi importants pour l’expéditeur. 

La différence entre la réexpédition de courrier temporaire et la réexpédition de courrier définitive  

Il y a deux types de prestations différentes concernant ce service : la réexpédition temporaire et la réexpédition définitive. 

La réexpédition temporaire 

Il y a les entrepreneurs nomades qui choisissent de changer de domicile au gré des saisons. Il y a les propriétaires des entreprises délocalisés qui ont plusieurs adresses professionnelles et personnelles. Il y a les chefs d’entreprise qui ne se rendent pas à leur bureau pendant la fermeture annuelle ou pendant les vacances. La réexpédition temporaire leur permet de recevoir leur courrier à l’adresse de leur choix pendant une période limitée dans le temps. Toutes les entreprises peuvent opter pour ce service lorsque l’accès à leur boîte aux lettres est fermé temporairement. 

La réexpédition définitive 

Une entreprise peut déménager ses bureaux pour une raison ou une autre. La réexpédition définitive est une solution permettant de recevoir ses courriers à la nouvelle adresse de la société. En effet, il y aura toujours des correspondants qui oublient de mettre à jour les adresses dans leur répertoire. Ainsi, grâce à ce service, l’entreprise ne perdra ni ses colis ni ses lettres. 

La garde de courrier 

La garde de courrier est un service complémentaire à la réexpédition. Elle consiste à stocker les courriers qui vous sont destinés dans un bureau de poste avant que vous obteniez une adresse définitive. La garde de courrier est temporaire, de 24 heures à 2 mois seulement. 

L’expédition de colis 

L’expédition de colis est rarement affectée par un changement d’adresse. En effet, lorsqu’il s’agit d’une marchandise, l’expéditeur et l’acquéreur communiquent toujours avant, pendant et après l’expédition du colis. Ce dernier arrivera à l’adresse convenue selon le délai de livraison prévu, sauf s’il y cas de force majeure. C’est donc la solution conseillée lorsque vous devez envoyer/recevoir un colis. Vous pouvez opter pour la solution « livraison avec suivi » pour suivre la trace de votre colis dans la chaîne de transport. 

Vous vous demandez comment expédier un colis ? Il suffit de contacter une plateforme spécialisée dans l’envoi de colis à l’étranger. C’est une solution simple et moins chère pour envoyer des courriers et des colis un peu partout dans le monde. Pour un éventuel changement d’adresse, parlez-en à la personne qui doit envoyer/recevoir le paquet. 

Les bonnes pratiques pour effectuer la réexpédition de courrie

Prévenir vos correspondants 

Tous les organismes publics et privés qui sont intéressés par votre entreprise doivent être informés de votre changement d’adresse. C’est le cas, entre autres, de vos fournisseurs, vos clients, vos sous-traitants, du service des impôts. Si vous avez un site web ou une page sur les réseaux sociaux, indiquez votre nouvelle adresse. 

Souscrire au service de réexpédition de courrier 

Rendez-vous sur le site web de l’entreprise d’envoi de courrier. Rendez-vous ensuite sur la rubrique « Déménagement/Absence », puis suivez les instructions selon que vous voulez une réexpédition temporaire ou une réexpédition définitive. Quoi qu’il en soit, cette démarche vous amène à renseigner votre ancienne et votre nouvelle adresse. 

Qu’en est-il de la livraison du courrier à la nouvelle adresse ? 

La réexpédition peut rallonger le délai de l’arrivée de votre courrier à destination. C’est logique, surtout que la nouvelle adresse peut se trouver en province ou à l’étranger. Le coût de l’envoi peut également augmenter en fonction du professionnel que vous avez choisi. Sachez que la plateforme d’expédition trouvera et choisira toujours les meilleures solutions de transport pour envoyer votre paquet dans les meilleures conditions. 

Voilà en ce qui concerne la réexpédition de colis en cas de changement d’adresse temporaire ou définitif de l’entreprise. À noter que d’autres solutions comme le dépôt du colis chez un commerçant relais s’offrent à vous pour faire face à un problème d’adresse.