À quoi sert un logiciel de recouvrement ?

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Les retards de paiement entraînent des problèmes de trésorerie. Ainsi, pour amoindrir les risques d’impayés, la plupart des managers dotent leurs équipes d’un logiciel de recouvrement de créances. Cet outil est une bonne solution pour assurer la stabilité financière au sein d’une entreprise. Ceci dit, quel est concrètement son rôle ?

Favoriser une meilleure gestion de la trésorerie

Un logiciel de recouvrement sert principalement à améliorer la gestion de la trésorerie. C’est un programme qui permet de gérer plus facilement les créances au sein d’une entreprise. L’outil favorise en réalité l’automatisation de toute la procédure de recouvrement. Les chefs d’entreprise s’en servent pour opérer la gestion de leurs créances sans être obligés de prendre par un prestataire externe.

À travers le tableau de bord fourni par le logiciel, ces derniers ont un aperçu total de l’état de leur trésorerie. Ils peuvent ainsi voir les impayés en cours et mettre en place une stratégie de recouvrement. Par ailleurs, l’application permet de créer un agenda d’encaissement. Elle offre l’opportunité de déployer les actions de relance en fonction de la typologie de chaque client. Ainsi, en tant que chef d’entreprise, vous pouvez donc personnaliser vos méthodes de relance selon les situations de vos clients.

La personnalisation vous aide surtout à gagner en efficacité. Elle vous permet de diminuer l’encours client qui est manifestement une condition indispensable à l’amélioration de votre trésorerie. En d’autres mots, le programme de recouvrement sert à sécuriser au mieux le niveau de votre trésorerie. Il vous aide à éviter et à réduire les litiges liés au recouvrement. L’outil intègre d’ailleurs un système d’alerte qui vous avertit en cas de retards de paiement des factures.

Garantir un bon suivi des processus de relances clients

Le suivi des relances peut être une tâche chronophage. Avec un programme de recouvrement, la démarche est simplifiée. Ce type de logiciel offre sans doute un suivi efficace des divers processus de recouvrement des créances. En effet, avec l’application, il est possible d’historiser les différentes relances envoyées et d’y associer des commentaires. Cela permet au chargé du recouvrement d’identifier le motif des précédentes relances afin de l’utiliser pour en faire d’autres.

D’autre part, l’automatisation de certaines procédures de relance assure la continuité du recouvrement même en absence du chargé de l’opération. Par ailleurs, le logiciel sert à mieux connaître chaque profil de client. Il est alors utilisé pour analyser le comportement de paiement des clients. Ainsi, il est possible de proposer une solution de recouvrement sur-mesure à chaque profil payeur. Cela épargne l’entreprise des retards de paiements.

Assurer une bonne gestion du risque

L’une des fonctions essentielles d’un outil de recouvrement est la gestion du risque. D’évidence, une entreprise n’est jamais à l’abri de toutes les menaces qui pèsent sur sa trésorerie et sa rentabilité. Néanmoins, pour limiter les risques, un programme de recouvrement peut s’avérer très utile. En effet, dans ce logiciel, les entreprises peuvent insérer de façon automatique toutes les données financières se rapportant à leurs divers clients. Cela leur permet d’avoir une vision assez claire de chaque profil payeur.

Aussi, avec l’outil, elles peuvent élaborer des règles de crédit spécifiques. Elles sont également en mesure de définir les conditions de paiement pour chaque client. En général, les logiciels de recouvrement de créances sont dotés d’une fonctionnalité appelée le scoring. Ce dernier permet d’évaluer le comportement du client.

C’est une fonctionnalité qui peut être paramétrée en fonction de quelques critères prédéfinis. Elle permet aux entreprises d’avoir une visibilité accrue sur leur encours client. Ainsi, elles peuvent gérer au mieux les situations de risque.

Faciliter le reporting

Un outil de recouvrement est très utile pour le reporting. Littéralement traduit par « communication de données », le terme désigne une opération consistant à présenter les activités et les résultats d’une entreprise. Le but principal du reporting est de servir d’orientation à toutes les décisions stratégiques de l’entrepreneur. Il permet aux managers et à leurs équipes de mettre en place des stratégies pour atteindre les objectifs préalablement fixés.

La plupart des logiciels de recouvrement intègrent donc cette fonctionnalité de reporting. Grâce à leur usage, les entreprises peuvent notamment effectuer le calcul de plusieurs indicateurs de recouvrement de créances. Elles sont aussi en mesure de prévoir des encaissements futurs, d’historiser les données, et d’analyser périodiquement le comportement de paiement d’un client.

En somme, les logiciels de recouvrement aident les entreprises à acquérir une bonne santé financière. Ils leur permettent aussi de gagner du temps, car il sert à effectuer beaucoup de tâches chronophages et fastidieuses. Ainsi, les managers et leurs équipes peuvent s’adonner à des missions plus efficientes.