Comment tirer profit des nouvelles technologies en 2020?

La dématérialisation

L’environnement technologique a énormément évolué au cours de ces dernières années. Les sociétés commencent à employer de nouveaux outils pour le bon déroulement des activités. Grâce aux nouveaux logiciels et aux applications disponibles sur le marché, tous les dirigeants sont maintenant en mesure d’optimiser certains aspects du fonctionnement de leurs établissements. Dans tous les cas, les spécialistes remarquent l’intérêt croissant que les chefs d’entreprise portent à la dématérialisation.

La dématérialisation : quels avantages pour les entreprises ?

Jusqu’au début des années 2000, les chefs d’entreprise dépensaient des sommes importantes pour se munir d’une infrastructure informatique performante. Aujourd’hui, l’heure n’est plus à l’informatisation des différents services. Les dirigeants s’intéressent maintenant à la dématérialisation. Puisque les lois en vigueur autorisent désormais la facturation électronique, chaque établissement doit se doter d’outils permettant de produire des pièces dématérialisées. Cette transition a un enjeu de taille. Elle permet aux entreprises de montrer leurs engagements pour la protection de l’environnement. Grâce au « zéropapier », les grandes compagnies seront effectivement en mesure de participer à la lutte contre la déforestation. Cela les aidera notamment à redorer leur image aux yeux des consommateurs tout en réduisant leurs dépenses d’impression.

En dehors des économies que chaque structure réalisera, l’usage de pièces numérisées est indispensable pour mieux tirer profit de la technologie actuelle. Les applications mobiles sont devenues de véritables outils de travail en entreprise. L’utilisation de documents dématérialisés facilitera les échanges d’informations à travers ces utilitaires. Il sera par exemple possible de transmettre l’exemplaire d’un contrat en cours de négociation pendant ses voyages d’affaires. Le dirigeant ainsi que les commerciaux en déplacement garderont ainsi le contact. De quoi assurer un meilleur suivi des projets en cours et optimiser la collaboration. Bien entendu, mettre en place un processus de dématérialisation exige l’intervention d’un expert en la matière.

Ce qu’il faut savoir sur les normes à respecter en matière de dématérialisation

Contrairement aux idées reçues, la dématérialisation ne consiste pas uniquement à échanger des documents au format électronique. Ces pièces doivent obligatoirement répondre à certaines normes particulières. À titre d’exemple, l’horodatage s’effectue selon un procédé bien défini. Par ailleurs, on apposera une signature électronique afin que chaque document soit authentifiable. Pour ne pas omettre ces détails, les entreprises ont tout intérêt à solliciter un prestataire spécialisé. Aujourd’hui, on peut d’ailleurs facilement trouver des sociétés œuvrant dans ce domaine. Pour cela, il suffira de faire quelques recherches sur internet. Les plus pressés auront même l’occasion de demander un devis. De quoi avoir une idée plus précise du budget à mobiliser.

Ce changement n’implique pas autant de dépense que l’on imagine. La plupart du temps, le sous-traitant s’occupe de l’intégralité des opérations et la société cliente n’aura pas à investir dans des équipements coûteux. Les professionnels stockeront tous les fichiers et ils prendront toutes les mesures nécessaires pour garder l’intégrité des données. Dans tous les cas, cette innovation permettra de gagner du temps et de l’argent. La dématérialisation est aujourd’hui un passage obligé pour développer la productivité de son personnel et apporter plus de transparence à la communication d’entreprise.